Waar op te letten bij het boeken van een grote vergaderruimte?

Je hebt een grote groep werknemers of wil je klanten uitnodigen voor een event? In beide gevallen is een grote vergaderruimte geen overbodige luxe. Op deze manier heeft iedere gast en/of medewerker genoeg ruimte om de dag bij te kunnen wonen. Er is namelijk niks vervelender als organisator als blijkt dat de ruimte te klein is en er veel mensen moeten staan. Het organiseren van een grote vergadering is echter ook een hele klus, dus een foutje is zo gemaakt. Met deze tips ben je veel van deze veelgemaakte fouten echter voor.

Een goede inschatting van het aantal bezoekers

Dit is een tip die het merendeel waarschijnlijk al had verwacht, maar toch gaat het op dit puntje in veel gevallen mis. Of er wordt een vergaderruimte gehuurd die te klein is en daarom erg rumoerig wordt, of het aantal lege plekken doet er voornamelijk aan denken wie er niet gekomen is. Maak daarom altijd een lijst met het aantal bezoekers die langs komen en ga ervan uit dat een percentage van te voren nog afvalt. Op deze

Wat ga je doen in de vergaderruimte doen?

Ga je met zijn alle om de tafel zitten om cijfers te bespreken? Heb je een training? Of wil je de grote vergaderruimte huren voor een presentatie? Zorg dan dat de ruimte hierbij aansluit. Wanneer je een training houdt dan wordt er veelal ook gestaan en door de ruimte bewogen. Een boardroom sluit in dit geval meestal minder goed aan dan een ruimte met veel loopruimte. Bij een presentatie wil je dan weer dat er goede voorzieningen zijn zoals een goed verstaanbare geluidsinstallatie en over de gehele ruimte zichtbare beamer. Het zou zonde zijn als door het gebrek aan deze voorziening de helft van de aanwezige weinig van de presentatie heeft meegekregen.

De sfeer en locatie

Als je echt indruk wilt maken op de aanwezige dan zorg je er ook voor dat de ambiance en locatie klopt. Op een goede locatie nemen de bezoekers de focus van de meeting ook veel serieuzer. Je ontvangt mensen daarnaast ook veel liever op een locatie met charme dan een muffe ruimte met interieur van 40 jaar geleden.

Wanneer je daar volledig mee eens bent, bekijk dan eens het aanbod grote vergaderruimtes van De Ruwenberg. Een hotel die van buiten net zo schitterend is als van binnen. Met diverse vergaderruimtes vind je daarnaast altijd de ruimte die perfect past bij jouw wensen en budget.